項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制方法(項(xiàng)目溝通管理的計(jì)劃編制)
1.項(xiàng)目溝通管理的計(jì)劃編制
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備該項(xiàng)目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的成功很重要。
溝通計(jì)劃的依據(jù)包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個(gè)方面。
確認(rèn)項(xiàng)目溝通要求的信息一般包括：項(xiàng)目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)知識(shí)；項(xiàng)目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn)；與項(xiàng)目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達(dá)迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對(duì)信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。
溝通計(jì)劃的結(jié)果有項(xiàng)目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計(jì)劃。分析確定項(xiàng)目的利益。 就我個(gè)人而言，我認(rèn)為編制計(jì)劃的成員是非常重要的。好的溝通計(jì)劃具有可行性?？紤]問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計(jì)劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)是最明智的選擇。計(jì)劃需經(jīng)過(guò)各部門(mén)經(jīng)理的認(rèn)可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
2.項(xiàng)目溝通管理的計(jì)劃編制
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是確定利害關(guān)系者的信息交流和溝通要求。項(xiàng)目干系人都必須準(zhǔn)備該項(xiàng)目“語(yǔ)言”進(jìn)行溝通。并且要明白：每個(gè)項(xiàng)目干系人所參與的溝通將會(huì)如何影響到項(xiàng)目的整體。誰(shuí)需要何種信息、何時(shí)需要以及相應(yīng)如何將其交到他們手中就好通過(guò)溝通方式和手段。因而溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的成功很重要。
溝通計(jì)劃的依據(jù)包括：溝通要求、溝通技術(shù)、制約因素和假設(shè)三個(gè)方面。
確認(rèn)項(xiàng)目溝通要求的信息一般包括：項(xiàng)目組織和各利益相關(guān)者之間的關(guān)系；該項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)知識(shí)；項(xiàng)目本身的特點(diǎn)決定的信息特點(diǎn)；與項(xiàng)目組織外部的聯(lián)系等等。
溝通技術(shù)：根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
選用何種溝通技術(shù)以到達(dá)迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對(duì)信息要求的緊迫程度；技術(shù)的取得性；預(yù)期的項(xiàng)目環(huán)境；制約因素和假設(shè)。
溝通計(jì)劃的結(jié)果有項(xiàng)目利益相關(guān)者的分析結(jié)果和溝通管理計(jì)劃。分析確定項(xiàng)目的利益。 就我個(gè)人而言，我認(rèn)為編制計(jì)劃的成員是非常重要的。好的溝通計(jì)劃具有可行性?？紤]問(wèn)題的影響因素是否全面和解決問(wèn)題的方法是否可行決定了計(jì)劃的可行性和可操作性。盡量選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)是最明智的選擇。計(jì)劃需經(jīng)過(guò)各部門(mén)經(jīng)理的認(rèn)可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力保證。
3.項(xiàng)目管理中的溝通方法有哪些
項(xiàng)目過(guò)程中當(dāng)有決策定下來(lái)以后，不管是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是和客戶(hù)之間，一定要書(shū)面記下來(lái)。項(xiàng)目過(guò)程中有無(wú)數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定，不記下來(lái)，可能今天說(shuō)明白了明天就忘了。
永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為：總有人會(huì)來(lái)記錄和分發(fā)這些決定，自己動(dòng)手！其實(shí)通常一個(gè)簡(jiǎn)單的電子郵件就夠了，而且有一個(gè)文檔線(xiàn)索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié)。日事清是專(zhuān)業(yè)的工作計(jì)劃、工作日志軟件，方便您的團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，提升工作效率，獨(dú)創(chuàng)的工作日志一鍵生成輕松完成一天工作！
利用日事清的看板功能，團(tuán)隊(duì)leader可以建立公共看板規(guī)劃團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)及具體行動(dòng)，并可以在卡片上分配給具體負(fù)責(zé)人。并且每天自動(dòng)生成工作日志進(jìn)行匯總。做到任務(wù)有跟蹤、事件有反饋、結(jié)果有分析，使團(tuán)隊(duì)真正做到效率提高。
項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡(jiǎn)明準(zhǔn)確。團(tuán)隊(duì)成員都很忙，他們看郵件只會(huì)去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容：什么事兒？ 和我有關(guān)嗎？ 我要做什么？ 什么時(shí)候？簡(jiǎn)潔語(yǔ)言覆蓋稱(chēng)述內(nèi)容，而不要長(zhǎng)篇大論?？偸亲プ∫c(diǎn)，基于要解釋的問(wèn)題提供必要的背景資料。
溝通是項(xiàng)目經(jīng)理最重要的技能之一，也是項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵所在。妥善運(yùn)用溝通會(huì)使項(xiàng)目事半功倍
4.項(xiàng)目溝通計(jì)劃的溝通方式
在項(xiàng)目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過(guò)程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面：
溝通需求的緊迫程度；
溝通方式方法的有效性；
項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣；
項(xiàng)目本身的規(guī)模。
5.項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃有哪些
對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，溝通計(jì)劃的大部分工作作為項(xiàng)目前期階段的一部分來(lái)完成。
然而本過(guò)程的結(jié)果在項(xiàng)目進(jìn)行中應(yīng)時(shí)常被復(fù)查和修訂（如有需要）以確保持續(xù)的應(yīng)用性。 溝通計(jì)劃常常與組織計(jì)劃緊密聯(lián)系在一起，因?yàn)轫?xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目溝通要求有重大影響。
溝通計(jì)劃輸入（inputs to communication planning） 1。 溝通要求。
溝通要求是項(xiàng)目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結(jié)合信息類(lèi)型和格式定義。
信息的類(lèi)型和格式在信息的數(shù)值分析中必須的。項(xiàng)目資源只有通過(guò)信息個(gè)溝通才能獲得擴(kuò)展，信息使項(xiàng)目成功，缺乏溝通會(huì)導(dǎo)致失敗。
項(xiàng)目的資源應(yīng)當(dāng)花費(fèi)并且僅能花費(fèi)在溝通信息上。決定項(xiàng)目溝通通常所需要信息有： 項(xiàng)目組織和項(xiàng)目涉及人責(zé)任關(guān)系； 涉及項(xiàng)目的紀(jì)律，行政部門(mén)、專(zhuān)業(yè)； 項(xiàng)目所需人員的推算以及應(yīng)分配的位置； 外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2。 溝通技巧。
在項(xiàng)目的基本單位之間來(lái)回傳遞信息，所能使用的技術(shù)和方法可能差異很大：從簡(jiǎn)短的談話(huà)到長(zhǎng)期的會(huì)議；從簡(jiǎn)單的書(shū)面文件到即時(shí)查詢(xún)的在線(xiàn)的進(jìn)度表和數(shù)據(jù)庫(kù)?？赡苡绊戫?xiàng)目溝通的技術(shù)因素有： 信息需求的即時(shí)性--項(xiàng)目的成功是取決于即時(shí)通知頻繁更新的信息，還是通過(guò)定期發(fā)行的報(bào)告已足夠？ 技術(shù)的有效性（the availability of technology）--已到位的系統(tǒng)運(yùn)行良好嗎？還是系統(tǒng)要作一些變動(dòng)？ 預(yù)期的項(xiàng)目人員配置--計(jì)劃中的溝通系統(tǒng)是否同項(xiàng)目參與方的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)相兼容？還是需要大量的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)？ 項(xiàng)目工期的長(zhǎng)短（the length of project）--現(xiàn)有技術(shù)在項(xiàng)目結(jié)束前是否已經(jīng)變化以至于必須采用更新的技術(shù)？ 制約因素。
制約因素是限制項(xiàng)目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購(gòu)項(xiàng)目資源，那么處理合同的信息就需要更多考慮。
當(dāng)項(xiàng)目按照合同執(zhí)行時(shí)，特定的合同條款也會(huì)影響溝通計(jì)劃。 假設(shè)因素。
對(duì)計(jì)劃中的目的來(lái)說(shuō)，假設(shè)因素是被認(rèn)為真實(shí)的確定的因素。假設(shè)通常包含一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。
他們可在本處確定，或者他們也可是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程的輸出。 溝通計(jì)劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning） 項(xiàng)目涉及人分析（stakeholder analysis）。
為了對(duì)項(xiàng)目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統(tǒng)的和符合邏輯的觀(guān)點(diǎn)以滿(mǎn)足需求，應(yīng)對(duì)多種多樣項(xiàng)目涉及人的信息需求加以分析。 此種分析應(yīng)考慮那些適合于項(xiàng)目且能提供所需要信息的方法和技術(shù)。
應(yīng)注意避免在不需要的信息和不適合的技術(shù)上浪費(fèi)資源。 溝通計(jì)劃的輸出 溝通管理計(jì)劃（communications management plan）。
溝通管理計(jì)劃是一個(gè)文件，它提供： 收集和歸檔的結(jié)構(gòu)（a collection and filing structure），詳細(xì)規(guī)定用來(lái)收集和貯存各類(lèi)信息的方法。 采用的過(guò)程應(yīng)涵蓋對(duì)以前已公布材料更新和糾正收集和發(fā)送。
發(fā)送結(jié)構(gòu)。
6.項(xiàng)目管理的溝通管理計(jì)劃內(nèi)容具體有哪些
溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分，描述將如何對(duì)項(xiàng)目溝通進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)構(gòu)化和監(jiān)控。該計(jì)劃包括如下信息：
(1)干系人的溝通需求；
(2)需要溝通的信息，包括語(yǔ)言、格式、內(nèi)容、詳細(xì)程度；
(3)發(fā)布信息的原因；
(4)發(fā)布信息及告知收悉或做回應(yīng)的時(shí)限和頻率；
(5)負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；
(6)將要接收信息的個(gè)人或小組；
(7)傳遞信息的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件等；
(8)為溝通活動(dòng)分配的資源，包括時(shí)間和預(yù)算；
(9)問(wèn)題升級(jí)程序，用于規(guī)定下層員工無(wú)法解決問(wèn)題時(shí)的上報(bào)時(shí)限和上報(bào)路徑；
(10)隨項(xiàng)目進(jìn)展，對(duì)溝通管理計(jì)劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法；
(11)通用術(shù)語(yǔ)表；
(12)項(xiàng)目信息流向圖、工作流程、報(bào)告清單，會(huì)議計(jì)劃等；
(13)溝通制約因素，通常來(lái)自特定的法律法規(guī)、技術(shù)要求和組織政策等；
(14)溝通管理計(jì)劃中還可包括關(guān)于項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和電子郵件信息等的指南和模板。溝通管理計(jì)劃中也應(yīng)包含對(duì)項(xiàng)目所用網(wǎng)站和項(xiàng)目管理軟件的使用說(shuō)明。
7.項(xiàng)目的溝通包括哪些內(nèi)容
項(xiàng)目中溝通對(duì)象主要為項(xiàng)目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，就要識(shí)別所有的項(xiàng)目干系人，以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出來(lái)共享交流。
溝通對(duì)象、需要的信息、信息發(fā)布頻率等都要確定好，執(zhí)行溝通計(jì)劃?？瓷先ズ芎?jiǎn)單，每個(gè)項(xiàng)目都可以依此模式套用，但實(shí)際上很多項(xiàng)目在執(zhí)行中都會(huì)出現(xiàn)溝通問(wèn)題。
計(jì)劃要分長(zhǎng)期計(jì)劃，中期計(jì)劃，短期計(jì)劃。
各期計(jì)劃分清：主次、緊急與否之分，只有正確區(qū)分，才能一 步一步展開(kāi)工作計(jì)劃
項(xiàng)目溝通管理的方法
1、方法
1）正式溝通與非正式溝通
(1)正式溝通是通過(guò)項(xiàng)目組織明文規(guī)定的渠道進(jìn)行信息傳遞和交流的方式。它的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，有較強(qiáng)的約束力。缺點(diǎn)是溝通速度慢。
(2)非正式溝通指在正式溝通渠道之外進(jìn)行的信息傳遞和交流。這種溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通方便，溝通速度快，且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點(diǎn)是容易失真。
2）上行溝通、下行溝通和平行溝通
(1)上行溝通。上行溝通是指下級(jí)的意見(jiàn)向上級(jí)反映，即自下而上的溝通。
(2)下行溝通。下行溝通是指領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)員工進(jìn)行的自上而下的信息溝通。
(3)平行溝通。平行溝通是指組織中各平行部門(mén)之間的信息交流。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)?？梢钥吹礁鞑块T(mén)之間發(fā)生矛盾和沖突，除其他因素外，部門(mén)之間互不通氣是重要原因之一。保證平行部門(mén)之間溝通渠道暢通，是減少部門(mén)之間沖突的一項(xiàng)重要措施。
3）單向溝通與雙向溝通
(1)單向溝通。單向溝通是指發(fā)送者和接受者兩者之間的地位不變（單向傳遞），一方只發(fā)送信息，另一方只接受信息方式。這種方式信息傳遞速度快，但準(zhǔn)確性較差，有時(shí)還容易使接受者產(chǎn)生抗拒心理。
(2) 雙向溝通。雙向溝通中，發(fā)送者和接受者兩者之間的位置不斷交換，且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對(duì)接受者，信息發(fā)出以后還需及時(shí)聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，必要時(shí)雙方可進(jìn)行多次重復(fù)商談，直到雙方共同明確和滿(mǎn)意為止，如交談、協(xié)商等。其優(yōu)點(diǎn)是溝通信息準(zhǔn)確性較高，接受者有反饋意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，產(chǎn)生平等感和參與感，增加自信心和責(zé)任心，有助于建立雙方的感情。
4）書(shū)面溝通和口頭溝通
5）言語(yǔ)溝通和體語(yǔ)溝通
在項(xiàng)目環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理很可能花費(fèi)90%或更多的個(gè)人時(shí)間來(lái)溝通，典型的職能包括：提供項(xiàng)目指導(dǎo)、決策、授予工作、指導(dǎo)行動(dòng)、報(bào)告、參加會(huì)議、綜合項(xiàng)目管理、市場(chǎng)與營(yíng)銷(xiāo)、公共關(guān)系、備忘錄/信件、記錄管理、合同文件管理等等。
項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行溝通管理時(shí)，他主要所做的溝通管理工作是：確定溝通計(jì)劃、明確溝通依據(jù)、檢驗(yàn)溝通結(jié)果。
1、溝通計(jì)劃
(1)與誰(shuí)溝通？
(2)為什么溝通？動(dòng)機(jī)是什么？
(3)確定和明確需要溝通的是什么信息？
(4)選擇最佳時(shí)間。
(5)使用接受者能理解的語(yǔ)言。
(6)選擇溝通地點(diǎn)。
2、溝通依據(jù)
(1)溝通要求。溝通要求是項(xiàng)目參加者信息要求的總和。
(2)溝通技術(shù)。它包括根據(jù)溝通的嚴(yán)肅性程度所分的正式溝通和非正式溝通；根據(jù)溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據(jù)溝通的工具分為書(shū)面溝通和口頭溝通等等。
(3)制約因素和假設(shè)
3、溝通結(jié)果
(1)分析確定項(xiàng)目的厲害關(guān)系者。確定他們的需要和期望是什么后對(duì)這些期望進(jìn)行管理和施加影響，確保項(xiàng)目獲得成功。
(2)制訂溝通管理計(jì)劃。
(3)說(shuō)明待分發(fā)信息的形式、內(nèi)容、詳細(xì)程度和要采用的符號(hào)規(guī)定與定義。
(4)訂出信息發(fā)生的日程表。
(5)制訂隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而對(duì)溝通計(jì)劃更新和細(xì)化的方法。
8.溝通管理計(jì)劃的主要內(nèi)容有哪些
溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分，描述將如何規(guī)劃，結(jié)構(gòu)化、執(zhí)行與監(jiān)督項(xiàng)目溝通， 以提高溝通的有效性。主要內(nèi)容包括以下方面：
1、干系人的溝通需求；
2、需要溝通的信息，包括語(yǔ)言、內(nèi)容、格式、詳細(xì)程度；
3、發(fā)布相關(guān)信息的原因；
4、發(fā)布所需信息的時(shí)限和頻率；
5、負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員；
6、有權(quán)發(fā)布機(jī)密信息的人員；
7、將要接收信息的個(gè)人或小組；
8、傳遞信息的技術(shù)和方法，如備忘錄、電子郵件等；
9、為溝通活動(dòng)分配的資源，如時(shí)間和預(yù)算；
10、問(wèn)題升級(jí)流程，用于規(guī)定問(wèn)題上報(bào)時(shí)限和上報(bào)路徑；
11、隨項(xiàng)目進(jìn)展對(duì)溝通規(guī)劃進(jìn)行更新與優(yōu)化的方法；
12、通用術(shù)語(yǔ)表；
13、信息流向圖、工作流程、報(bào)告清單、會(huì)議計(jì)劃等；
14、溝通制約因素；
15、項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議等的指南和模板。
