社保檔案管理(社保檔案管理的作用及措施)

社保檔案管理

社保檔案管理

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摘 要 本文對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性進(jìn)行分析，并就新時(shí)期、新形勢(shì)下社保檔案管理的思路和方法進(jìn)行討論、總結(jié)，探究出適合本地區(qū)發(fā)展的社保檔案管理體系。

關(guān)鍵詞 社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè) 檔案 管理

隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面逐漸擴(kuò)大，社保檔案的數(shù)量也日益增多。

社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬(wàn)戶，關(guān)乎民計(jì)民生。

如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作，已成為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1加強(qiáng)社保檔案管理的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。

(1)加強(qiáng)社保檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的需要。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。

社保部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個(gè)人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)。

否則，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

(2)加強(qiáng)社保檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)。

檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

(3)加強(qiáng)社保檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的.歸納。

對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開(kāi)展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。

可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。

檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會(huì)保險(xiǎn)工作的前提條件。

2新時(shí)期加強(qiáng)社保檔案管理的方法

新時(shí)期如何實(shí)現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現(xiàn)時(shí)問(wèn)題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。

(1)提高思想認(rèn)識(shí)，提供全面保障。

加大對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度， 及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，積極爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫(kù)房緊張等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為建設(shè)和完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹(shù)立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。

(2)健全制度程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制。

依據(jù)《檔案法》、《保密法》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和管理細(xì)則。

對(duì)每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。

對(duì)各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

平時(shí)工作中形成的文書(shū)材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺(tái)帳、圖表、會(huì)計(jì)帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

把檔案管理“星級(jí)達(dá)標(biāo)”工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)，納入社會(huì)保險(xiǎn)工作的總體規(guī)劃，制定“星級(jí)達(dá)標(biāo)”工作目標(biāo)，明確檔案管理責(zé)任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。

(3)加強(qiáng)信息化管理，實(shí)現(xiàn)“軟、硬、人”統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為我們創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。

各級(jí)社保部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購(gòu)置現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室。

在機(jī)型上在市內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。

同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開(kāi)發(fā)工作，由全市社會(huì)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一組織實(shí)施。

要逐步實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)快速編目、檔案信息的自動(dòng)檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)。

努力做到對(duì)檔案的分類統(tǒng)計(jì)，綜合數(shù)字統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料統(tǒng)計(jì)等，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)和自助查詢，使每個(gè)參保人可以方便的查詢到自己的信息。

堅(jiān)持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進(jìn)管理方法，全方位為參保單位和個(gè)人服務(wù)。

(4)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)把服務(wù)水平。

社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。

為此，在檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的干部選配到檔案工作崗位上外，同時(shí)狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)、到兄弟縣市學(xué)習(xí)取經(jīng)、邀請(qǐng)各地檔案部門業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)等形式，努力提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。

社保部門還應(yīng)與檔案行政管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流。

同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊(duì)伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍。

(5)加強(qiáng)數(shù)據(jù)利用，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用縱深化。

緊緊圍繞信息化建設(shè)這個(gè)重點(diǎn)，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)決策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)、為行政管理服務(wù)。

做到檔案管理與完成目標(biāo)任務(wù)相結(jié)合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務(wù)相結(jié)合，檔案管理與退休人員管理服務(wù)相結(jié)合。

把單位和個(gè)人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”，服務(wù)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作，通過(guò)檔案信息定期向市委市政府提供有關(guān)就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數(shù)據(jù)情況分析，提供決策依據(jù)。

分別在就業(yè)援助工作對(duì)策、強(qiáng)化職業(yè)技能培訓(xùn)、解決失業(yè)保險(xiǎn)社會(huì)化發(fā)放制度接軌、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險(xiǎn)方案等方面提出的積極建議，為黨委政府科學(xué)決策和解民憂保持社會(huì)穩(wěn)定提供服務(wù)。

總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬(wàn)戶，既是我們以后工作的重點(diǎn)，也是我們工作中的難點(diǎn)。

我們必須以知難而進(jìn)、百戰(zhàn)百勝的勇氣腳踏實(shí)地、真抓實(shí)干，切實(shí)實(shí)現(xiàn)社保檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、人性化、規(guī)范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進(jìn)行，推動(dòng)社會(huì)保障事業(yè)的和諧發(fā)展。

社保檔案管理的作用及措施

社保檔案管理的作用及措施

[摘 要]為了保障參保單位及個(gè)人的基本權(quán)益，滿足社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，社保檔案管理具有顯著的作用。社保檔案管理牽涉到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)從保險(xiǎn)登記到業(yè)務(wù)實(shí)施的全過(guò)程，有效、全面、準(zhǔn)確的檔案管理是確保受保人員及單位的相關(guān)利益的主要依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]社保檔案管理；作用與措施

社保檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的簡(jiǎn)稱。它是保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有序開(kāi)展的基礎(chǔ)工作，也是保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)力量。社保檔案管理工作貫穿并滲透到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，本文就社保檔案管理的作用及相關(guān)管理措施進(jìn)行了探討，以便于其發(fā)揮更好的作用。

一、社保檔案管理工作的作用及重要性

1.社保檔案管理是對(duì)參保人員及單位權(quán)益的重要保障

根據(jù)國(guó)家檔案局、人力資源及社會(huì)保障部依法頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及地方根據(jù)自身實(shí)際情況出臺(tái)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作方案》等法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)對(duì)參保人員及單位相關(guān)檔案的四項(xiàng)保障，即“記錄一生”、“管理一生”、“保障一生”及“服務(wù)一生”，社保檔案管理關(guān)系到參保人員及單位的切身利益。

2.社保檔案管理是推動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)

作為國(guó)家檔案系統(tǒng)資源的一部分，社保檔案管理有益于推動(dòng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化。不斷提高管理人員對(duì)社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，促使管理人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)的完成相關(guān)管理工作，加快保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提高社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)水平及能力具有十分重要的作用。

3.社保檔案管理是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要力量

社保檔案是研究和分析社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要資料及依據(jù)，檔案中記載的參保人員及單位的信息及相關(guān)資料是工作人員多年工作的成果，凝聚了工作人員的心血。除此之外，社保檔案管理還涉及到基金管理、勞動(dòng)保險(xiǎn)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，對(duì)于促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展也具有重要的作用。

二、目前社保檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題及分析

1.社保檔案管理水平低、管理方式落后

目前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理工作普遍管理水平較低、管理手段較為落后，沒(méi)有充分利用現(xiàn)代科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理人員的專業(yè)素質(zhì)及水平較低，致使檔案的管理工作一直得不到有效的提高。因此，要提高檔案管理水平，首先要提高管理人員的管理水平，定期對(duì)管理及工作人員進(jìn)行相關(guān)技能及知識(shí)的培訓(xùn)，提高整體素質(zhì)。其次，在檔案的記錄、歸檔、整理分類等方面有關(guān)部門應(yīng)做到專人專項(xiàng)管理，確保責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，提高管理力度。

2.社保檔案管理意識(shí)薄弱、管理理念落實(shí)不到位

目前，在社保檔案管理方面，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)班子及管理人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的作用及重要性，先進(jìn)的管理理念沒(méi)有得到深入的.貫徹和落實(shí)，使得管理人員在檔案的管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)參保人員資料、信息殘缺不全，繳費(fèi)程序缺乏規(guī)范、檔案分類不準(zhǔn)確及檔案信息記錄過(guò)程中出現(xiàn)“三色筆”涂圈等現(xiàn)象，使得檔案管理工作的整體水平及管理效率受到較大的影響。

三、加強(qiáng)社保管理工作的有效措施

1.加強(qiáng)管理制度建設(shè)，促進(jìn)高素質(zhì)的管理隊(duì)伍的形成

為了提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的管理水平，促使社保檔案管理工作有序的開(kāi)展，首先，要構(gòu)建完善、健全的基礎(chǔ)管理制度。加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)要求相關(guān)檔案管理部門要做到合理分配、高效管理、責(zé)任到人、監(jiān)督全面，在檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案資料及信息的統(tǒng)籌、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)繳費(fèi)細(xì)則和檔案的歸放與核查等方面做到認(rèn)真負(fù)責(zé)、逐一落實(shí)，構(gòu)建良好的管理制度，使檔案的管理做到統(tǒng)一、全面、完善、準(zhǔn)確。其次，要加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的檔案管理數(shù)據(jù)基數(shù)大、內(nèi)容豐富、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，且內(nèi)容評(píng)估要準(zhǔn)確、真實(shí)，因此，在檔案的管理方面對(duì)于管理人員的管理素質(zhì)及水平要求較高。為了提高管理人員的管理水平，有關(guān)部門要加大管理人員的培訓(xùn)力度，提高培訓(xùn)工作的重要性。同時(shí)，在培訓(xùn)方面，要積極響應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，注重高、精、專管理人員的培養(yǎng)，善于引入計(jì)算機(jī)技術(shù)及多種信息技術(shù)，促使管理及工作人員的整體素質(zhì)得到全面地提高，促使檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍建設(shè)，加大管理及宣傳力度

領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)整體進(jìn)步的主要核心力量，在領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍的建設(shè)方面，首先要做到目標(biāo)明確、權(quán)責(zé)分明，即建立工作目標(biāo)責(zé)任制度，使得具體的工作任務(wù)落實(shí)到各部門，再細(xì)分到各工作人員手中，確保工作任務(wù)準(zhǔn)確無(wú)誤的完成。其次，要著力發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員的模范帶頭作用，不論是在工作作風(fēng)還是工作態(tài)度等方面，領(lǐng)導(dǎo)人員始終要發(fā)揮模范作用，帶領(lǐng)全體員工共同進(jìn)步和提高。除此之外，在先進(jìn)的管理理念的貫徹與落實(shí)方面，一定加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通，使得管理理念滲透到管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去。

3.注重實(shí)現(xiàn)管理實(shí)效，突出管理服務(wù)功能

社保檔案關(guān)系到參保單位及個(gè)人的切身利益，為了突出社保檔案管理工作的服務(wù)功能，打造服務(wù)型的管理平臺(tái)，不斷提高管理的實(shí)際效果，體現(xiàn)“四位一體”的服務(wù)理念，促進(jìn)多功能服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，即手工查詢、觸摸屏查詢、網(wǎng)上查詢及政務(wù)公開(kāi)等服務(wù)，在最大限度上為社保人員的信息查詢及工作人員的業(yè)務(wù)管理提供方便。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，社保檔案的高效管理不僅有益于促進(jìn)社會(huì)保障體系的建設(shè)，還有益于推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。目前，就我國(guó)的社保檔案管理工作方面還存在諸多問(wèn)題，為了保障社保人員的切身權(quán)益，促使社保檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展，我們要統(tǒng)籌兼顧，善于總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建健全管理體制、提高管理人員素質(zhì)，使得檔案管理工作發(fā)揮更好的保障作用。