如何寫(xiě)好監(jiān)理公文

如何寫(xiě)好監(jiān)理公文

如何寫(xiě)好監(jiān)理公文

監(jiān)理公文的寫(xiě)作質(zhì)量，是關(guān)乎項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要方面，總監(jiān)理工程師必須對(duì)此高度重視，那么如何寫(xiě)好監(jiān)理公文呢?

1監(jiān)理公文的主要類(lèi)別

監(jiān)理公文的主要類(lèi)別包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要;監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單;監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄;監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料;函。

其他如開(kāi)工令、復(fù)工令、工程暫停令和工程款支付證書(shū)等在GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定有專(zhuān)用表式，只要總監(jiān)理工程師按要求認(rèn)真填寫(xiě)即可，不需要監(jiān)理工程師起草或參與編寫(xiě)，因此在本文中不一一詳述。

2監(jiān)理公文應(yīng)遵守的基本寫(xiě)作規(guī)律

監(jiān)理公文一般應(yīng)采用議論文的文體，從內(nèi)容的邏輯關(guān)系來(lái)分析，采用“總論—分論—總論”式論述結(jié)構(gòu)，或者說(shuō)“提出問(wèn)題—分析問(wèn)題—結(jié)論”這樣的三段論比較適宜。當(dāng)然，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則有比較成熟的格式，監(jiān)理日記、監(jiān)理日志也有具體的要求，不必拘泥于議論文的結(jié)構(gòu)形式。

監(jiān)理公文行文要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、自然、清晰。正文一般分開(kāi)篇、主體、結(jié)尾三部分，開(kāi)篇要明意，簡(jiǎn)述發(fā)文依據(jù)和理由或者目的、結(jié)論;主體表述主要內(nèi)容，把情況、問(wèn)題、要求闡述清楚，內(nèi)容較多的，可分段寫(xiě)，或用序數(shù)表明項(xiàng)目，要講條理，注重邏輯關(guān)系，同類(lèi)事情歸集在一起;結(jié)尾或請(qǐng)求批復(fù)，或要求執(zhí)行，或提出希望，首尾呼應(yīng)，結(jié)束全文。如有必要，還可附件、附表、附照片。

監(jiān)理公文必須使用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)言，特別是要使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，例如“電纜敷設(shè)”、“模板拆除”、“見(jiàn)證取樣”等。不得使用口語(yǔ)、方言或俗語(yǔ)，例如：有些監(jiān)理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫(xiě)作“打灰”，是不符合書(shū)面語(yǔ)言的要求的。

監(jiān)理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌，例如“宜”、“應(yīng)”、“需”、“必須”等詞語(yǔ)就必須仔細(xì)區(qū)分其用法。監(jiān)理公文必須做到字、詞、句準(zhǔn)確通順，主語(yǔ)、謂語(yǔ)、賓語(yǔ)完整，單句、復(fù)句分清，段落、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用無(wú)誤。特別要注意不出現(xiàn)錯(cuò)別字，例如：“為”經(jīng)常被寫(xiě)作“未”，“部”經(jīng)常被寫(xiě)作“不”，導(dǎo)致語(yǔ)意改變，這種現(xiàn)象主要是寫(xiě)作人員用拼音打字后未認(rèn)真檢查出現(xiàn)的錯(cuò)誤。有些人對(duì)“既”和“即”的意義分辨不清，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)語(yǔ)言文字的駕馭能力。

監(jiān)理公文的語(yǔ)言風(fēng)格應(yīng)是高度概括，簡(jiǎn)潔凝煉、嚴(yán)肅認(rèn)真、不說(shuō)廢話。公文寫(xiě)作不同于文學(xué)創(chuàng)作，只要能將問(wèn)題或觀點(diǎn)說(shuō)明即可，不必長(zhǎng)篇大論或引發(fā)聯(lián)想、感慨。要注重事實(shí)、注重?cái)?shù)據(jù)、注重依據(jù)，分析要客觀、符合實(shí)際情況，就事論事，一般不使用形容詞，不添加感情色彩，特別要注意不得進(jìn)行人身攻擊。例如有的監(jiān)理日志中有這樣的語(yǔ)句“監(jiān)理人員指出后，某某不但不聽(tīng)，反而繼續(xù)違章作業(yè)，真是讓人氣憤!”這樣的寫(xiě)法頗為不妥。

監(jiān)理公文寫(xiě)作完成后應(yīng)認(rèn)真檢查：文體是否得當(dāng);內(nèi)容是否切題并符合法律、法規(guī)、規(guī)范的要求;材料是否具體、真實(shí);行文是否合乎語(yǔ)法和邏輯;文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、序號(hào)是否規(guī)范;標(biāo)題、主抄送單位、附件等是否存在問(wèn)題;對(duì)于不同的級(jí)別關(guān)系、行文方向，語(yǔ)氣是否恰當(dāng);發(fā)文編號(hào)是否編排合理;排版是否美觀大方;是否按規(guī)范使用印章。一般情況下，總監(jiān)都應(yīng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的對(duì)外發(fā)文進(jìn)行檢查把關(guān)。

監(jiān)理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀點(diǎn)，明白作者的意圖，并且不產(chǎn)生歧義。監(jiān)理公文一般有一定的時(shí)效性，特別是涉及到安全隱患的監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單等有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過(guò)時(shí)限，就會(huì)耽誤工作，甚至造成損失。因此，寫(xiě)作必須及時(shí)、審定和發(fā)文必須迅速，以保證公文盡快處理、盡快傳遞。

3各類(lèi)監(jiān)理公文的寫(xiě)作要點(diǎn)

3.1 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中，對(duì)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的作用、編制程序和原則、編制依據(jù)、主要內(nèi)容都有詳細(xì)的規(guī)定，各家監(jiān)理單位也都有成熟的范本。在編制過(guò)程中注意不要生搬硬套，要針對(duì)工程特點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行取舍，所依據(jù)的國(guó)家規(guī)范、地方標(biāo)準(zhǔn)必須是本工程所適用的最新版。在監(jiān)理工作實(shí)施過(guò)程中，如實(shí)際情況或條件發(fā)生較大變化，需要及時(shí)調(diào)整、修改、補(bǔ)充，否則就起不到對(duì)監(jiān)理工作的正確指導(dǎo)作用。

3.2 月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要

監(jiān)理月報(bào)是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每月向建設(shè)單位提交的建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況分析總結(jié)報(bào)告。主要內(nèi)容包括：本月工程實(shí)施情況;本月監(jiān)理工作情況;本月施工中存在的問(wèn)題及處理情況;下月監(jiān)理工作重點(diǎn)。監(jiān)理月報(bào)重在形象進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷，還應(yīng)輔以分析圖表和現(xiàn)場(chǎng)照片、監(jiān)理工程師工作照片等，給閱覽者以直觀的印象。寫(xiě)作時(shí)要注意不要漏項(xiàng)，每一項(xiàng)都要突出中心思想。

由于監(jiān)理月報(bào)的形成周期較長(zhǎng)，有的建設(shè)單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每周編寫(xiě)監(jiān)理周報(bào)，其寫(xiě)作方法可參照監(jiān)理月報(bào)。會(huì)議紀(jì)要特別應(yīng)注意不要寫(xiě)成會(huì)議紀(jì)錄，對(duì)每位發(fā)言者的觀點(diǎn)要進(jìn)行提煉總結(jié)，對(duì)同類(lèi)問(wèn)題或同一問(wèn)題要?dú)w類(lèi)匯總，使得全文條理清晰。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有開(kāi)篇和結(jié)尾，并附參會(huì)人員的簽到表，以資佐證。

3.3 監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單

監(jiān)理通知是針對(duì)施工單位在施工過(guò)程中出現(xiàn)的安全事故隱患、不符合設(shè)計(jì)要求、不符合施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構(gòu)配件和設(shè)備等行為，提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等方面的違規(guī)、違章行為的指令和要求。

工作聯(lián)系單主要用來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)相關(guān)方之間的日常書(shū)面工作聯(lián)系，內(nèi)容包括：告知、督促、建議等事項(xiàng)。

監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時(shí)效性(某些告知、建議等事項(xiàng)的工作聯(lián)系單無(wú)須特別注意時(shí)效性)，監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，要根據(jù)具體情況，評(píng)估其輕重緩急，對(duì)于重大、緊急、可能會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果的事故苗頭要及時(shí)果斷下達(dá)口頭指令，拍照取證，并在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)出書(shū)面指令。

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對(duì)監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單規(guī)定了相應(yīng)的.表格形式，寫(xiě)作時(shí)應(yīng)遵守。

書(shū)寫(xiě)“事由”時(shí)需要提煉文章內(nèi)容的精華，用一句話將所要傳達(dá)的事項(xiàng)表述清楚。每一份監(jiān)理通知最好不要重名，便于監(jiān)理資料的收集整理歸檔工作。

要堅(jiān)持一文一事的原則，每份監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單只寫(xiě)某個(gè)事項(xiàng)，既可突出重點(diǎn)，又能方便施工單位下發(fā)不同的部門(mén)進(jìn)行整改和回復(fù)。

要寫(xiě)明具體的軸線、標(biāo)高、部位和工序，例如：“D-E/15-16軸，二層頂板(標(biāo)高9.85 m～10.15 m)混凝土澆筑”。

多引用現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)、統(tǒng)計(jì)的具體數(shù)據(jù)，例如“現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)5個(gè)點(diǎn)，鋼筋保護(hù)層厚度分別為33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。

要寫(xiě)明依據(jù)的規(guī)范、條文或圖號(hào)。

要限定整改時(shí)限和復(fù)查時(shí)間，否則施工單位一般都要拖延。

4監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中對(duì)監(jiān)理日志的定義是：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日對(duì)建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況所做的記錄，并對(duì)記載的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。個(gè)人記載的監(jiān)理日記也可參照這些規(guī)定每日記錄。旁站記錄也有專(zhuān)用的表格形式。

目前，存在于監(jiān)理日記、監(jiān)理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續(xù)、字跡潦草、用語(yǔ)不規(guī)范、內(nèi)容籠統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題沒(méi)有整改閉合等，總監(jiān)理工程師必須定期檢查，及時(shí)指出存在的問(wèn)題，指導(dǎo)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員提高記錄水平。

5監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料

GB/T 50319-2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量事故書(shū)面報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的表式或主要內(nèi)容，寫(xiě)作者應(yīng)遵照監(jiān)理公文的基本寫(xiě)作規(guī)律，全面、客觀描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后應(yīng)反復(fù)修改或交叉修改，項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)親自審批定稿。

有時(shí)，根據(jù)工作安排，建設(shè)主管部門(mén)、建設(shè)單位或監(jiān)理單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作匯報(bào)，總監(jiān)理工程師就需組織撰寫(xiě)匯報(bào)材料或編制PPT匯報(bào)材料。PPT匯報(bào)材料應(yīng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了、條理清晰、圖文并茂，所用字體應(yīng)適當(dāng)放大，頁(yè)面過(guò)渡應(yīng)平緩，便于觀看。

6函

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽商工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，或者向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文，是一種平行文種。監(jiān)理工作中較為多見(jiàn)的是向周邊施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位發(fā)函。

函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。