組織開展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)(檔案管理)

1.檔案管理基礎(chǔ)知識

檔案學(xué)就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進(jìn)步服務(wù)。

檔案學(xué)的內(nèi)容

檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導(dǎo)檔案工作實踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務(wù)。

檔案學(xué)的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用五個方面。

檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學(xué)產(chǎn)生的條件與標(biāo)志、檔案學(xué)的研究對象與任務(wù)、檔案學(xué)的體系結(jié)構(gòu)、檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系、檔案學(xué)的研究方法等。

檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學(xué)的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務(wù)是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當(dāng)時的政治、經(jīng)濟(jì)科學(xué)文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學(xué)研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學(xué)思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認(rèn)識和理解檔案學(xué)思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學(xué)理論水平。

檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導(dǎo)思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟(jì)手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學(xué)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。

檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學(xué)水平，及時、準(zhǔn)確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務(wù)。

檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護(hù)技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復(fù)技術(shù)的研究；檔案縮微復(fù)制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機(jī)輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機(jī)對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機(jī)對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務(wù)是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。

學(xué)科體系 檔案學(xué)產(chǎn)生初期，學(xué)科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學(xué)分化和發(fā)展出多門分支學(xué)科，分別擔(dān)負(fù)著某一方面的研究任務(wù)。

2.機(jī)關(guān)科室和基層檔案工作人員培訓(xùn)都需要那些步驟

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施法》賦予檔案人員的職責(zé)。

做好檔案交接工作，，采取如下措施： 首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層企業(yè)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先工作交接手續(xù)，然后再調(diào)動手續(xù)，對未檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。

當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。

其次認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員，特別是負(fù)責(zé)檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。

檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅持原則，按程序。一般檔案人員交接，可由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交；檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。

交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。

交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負(fù)責(zé)。 再是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作。

檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單純是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其中一個十分重要的原因就是近幾年來，一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，使得一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此在檔案交接的過程中要補(bǔ)上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定，使基層檔案工作前后銜接起來。

3.如何做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)管理工作

檔案是機(jī)構(gòu)內(nèi)部最為規(guī)范的知識，是機(jī)構(gòu)存在的歷史依據(jù)，做好檔案管理工作是一個機(jī)構(gòu)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機(jī)構(gòu)管理工作的一部分，是提高機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個機(jī)構(gòu)管理水平的重要尺度。會博通知識管理系統(tǒng)提供承載檔案全生命周期管理的管理體系。

檔案的采集與形成：

對于檔案的信息化采集，支持多種采集渠道以及多種采集方法。機(jī)構(gòu)可以按照內(nèi)部管理的習(xí)慣以及需要，匹配采用符合自身需要的檔案管理規(guī)范，對實體檔案與電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

檔案的信息化存儲：

對于企業(yè)來說，如何把檔案進(jìn)行有序化管理，是檔案管理的重點，3Hmis綜合檔案管理能有效幫助企業(yè)，對檔案進(jìn)行分門別類的有序化管理。并且，系統(tǒng)提供例如封面、背脊、目錄、備考表等表格打印，輔助檔案人員輕松地完成對紙質(zhì)檔案的手工處理。

檔案的信息化利用：

在如今信息化管理時代，檔案并非單單把檔案封存在檔案室或系統(tǒng)中，而是利用檔案借閱、歸還與發(fā)放，搜索平臺，提醒，歷史版本，水印防擴(kuò)散等功能，助力企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營管理提供重復(fù)利用、歷史借鑒以及促進(jìn)改善與創(chuàng)新的重要材料。

4.培訓(xùn)檔案是什么

培訓(xùn)檔案的分類與要素 一般來說，企業(yè)培訓(xùn)檔案主要分為員工培訓(xùn)檔案、培訓(xùn)管理檔案和培訓(xùn)知識儲備檔案三個大類。

員工培訓(xùn)檔案是人力資源管理部門為員工建立的體現(xiàn)員工在一定時期內(nèi)參加培訓(xùn)項目的記錄性文件。檔案的主要內(nèi)容涉及員工姓名、當(dāng)時所在部門、參加培訓(xùn)的名稱、培訓(xùn)發(fā)生日期、培訓(xùn)學(xué)時、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和授課人、培訓(xùn)結(jié)果（如考試、取證、繼續(xù)教育等）、培訓(xùn)費用等。

培訓(xùn)管理檔案是企業(yè)培訓(xùn)管理人員在培訓(xùn)管理過程中形成的一些過程性文件檔案，包括：企業(yè)年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)項目建議書、培訓(xùn)項目評估報告，內(nèi)外部培訓(xùn)師資檔案、員工培訓(xùn)取證和繼續(xù)教育檔案、培訓(xùn)業(yè)務(wù)定點聯(lián)系機(jī)構(gòu)檔案等。 培訓(xùn)知識儲備檔案是由人力資源管理部門負(fù)責(zé)積累和不斷完善的、在培訓(xùn)過程中形成的知識數(shù)據(jù)檔案，主要包括：以專業(yè)類別劃分的企業(yè)自行設(shè)計和開發(fā)的培訓(xùn)課程、各種介質(zhì)形態(tài)的培訓(xùn)書籍和講義、培訓(xùn)實況影像記錄光盤，另外還包括以發(fā)生時點分段的，同一培訓(xùn)課程的版本修訂、知識補(bǔ)充與變更情況檔案等。

培訓(xùn)檔案要素信息采集與處理 以上培訓(xùn)檔案的各要素是圍繞培訓(xùn)的實施而發(fā)生的，需要管理部門及時有效地進(jìn)行信息采集與處理。 從信息采集程序上講，培訓(xùn)檔案要素的信息采集程序如圖表1所示，流程圖的起始點為培訓(xùn)計劃已制定，并下發(fā)實施。

企業(yè)培訓(xùn)從大類分可分為內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)兩部分。外部培訓(xùn)一般指需要借助外部資源的培訓(xùn)，如員工外出培訓(xùn)、企業(yè)聘請外部講師進(jìn)行的培訓(xùn)；內(nèi)部培訓(xùn)指企業(yè)利用內(nèi)部資源開展的培訓(xùn)活動，如人力資源部組織的公司層面的培訓(xùn)、部門或基層班組自主培訓(xùn)等。

所有培訓(xùn)要素的相關(guān)信息經(jīng)過收集，將全部進(jìn)入到人力資源培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)中。這是一個信息處理中樞，經(jīng)過系統(tǒng)可以將不同時點、零星輸入的培訓(xùn)檔案要素信息進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和處理，并按使用要求，形成三類不同的培訓(xùn)檔案，以進(jìn)行規(guī)范化管理（見圖表2）。

在第一階段，檔案信息收集的特點是以單次培訓(xùn)為中心，盡可能多地輸入本次培訓(xùn)所能涵蓋的全部內(nèi)容，就如同一把撐開的傘，呈輻射狀，但要求輸入的內(nèi)容格式要標(biāo)準(zhǔn)。信息輸入內(nèi)容應(yīng)按使用者的不同要求進(jìn)行設(shè)定，如時間、內(nèi)容、專業(yè)類、課時、參加人員名單、總費用支出、授課人、培訓(xùn)組織者對預(yù)期效果的反饋等。

外部培訓(xùn)一般由培訓(xùn)參與人或知情者錄入，內(nèi)部培訓(xùn)一般由組織者錄入，另外知識儲備檔案、講師檔案信息一般由專業(yè)主責(zé)部門（如人力部、技術(shù)部、財務(wù)部等）負(fù)責(zé)篩選、維護(hù)并及時更新，檔案信息處理系統(tǒng)通過對不同使用者的授權(quán)就可以實現(xiàn)此功能。 在第二階段，通過系統(tǒng)處理程序?qū)崿F(xiàn)信息的多對一、一對多、多對多等復(fù)雜邏輯關(guān)系的生成，并通過檔案輸出界面設(shè)計、輸入信息的修改權(quán)限設(shè)計形成符合使用要求的不同類型數(shù)據(jù)庫。

使在第一階段輸入的信息數(shù)據(jù)鮮活起來，并按不同的提取字段，以不同的角色出現(xiàn)在不同的輸出界面中，實現(xiàn)一定程度上的“智能化”管理。 在第三階段中，提取出不同的輸出結(jié)果，為人力資源管理提供一種強(qiáng)有力的輔助手段。

如企業(yè)的培訓(xùn)知識檔案將來的發(fā)展方向是內(nèi)部公共資源庫；員工學(xué)時目標(biāo)的完成率、部門學(xué)時達(dá)標(biāo)率，可作為績效考核的一項內(nèi)容；員工年度參加培訓(xùn)的項目可為下一步培養(yǎng)方案制定和職務(wù)晉升提供依據(jù)；講師滿意度調(diào)查可作為講師考核評價與升降級的一項主要參考；已有培訓(xùn)的參與度可作為培訓(xùn)需求調(diào)研和制定下一年培訓(xùn)計劃的因素；單個員工培訓(xùn)費用統(tǒng)計是企業(yè)核算人力成本、培訓(xùn)協(xié)議簽署和離職員工培訓(xùn)費用清算的條件等。 培訓(xùn)檔案信息化的實施基礎(chǔ) 對培訓(xùn)檔案實施信息化管理，不僅需要企業(yè)從上到下對培訓(xùn)信息收集和檔案建立工作的支持、各級培訓(xùn)管理者認(rèn)真細(xì)致的工作，更重要的是企業(yè)全員都要理解培訓(xùn)檔案管理的意義所在。

需要特別注意的是，培訓(xùn)檔案實施信息化只是作為一種管理工具，要做好培訓(xùn)工作，必須要考慮到很多更重要的外圍環(huán)節(jié)，如果這些環(huán)節(jié)缺失，就會造成檔案管理信息化系統(tǒng)的形同虛設(shè)和徹底“失效”。 培訓(xùn)本身 首先，培訓(xùn)計劃要緊貼受眾需求、符合實際需要，內(nèi)容不過分超前但能保證時效性； 其次，要求培訓(xùn)課程設(shè)計是高水平的，圍繞一定的中心思想，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系； 再次，所有培訓(xùn)講師是經(jīng)過精心挑選的，在知識、經(jīng)驗和表達(dá)等多方面是具有較高層次的； 最后，培訓(xùn)實施安排是合理的，如時間及場所選擇、現(xiàn)場控制與記錄、效果評價與調(diào)查等都要在實施前進(jìn)行周密籌劃。

培訓(xùn)管理者 第一，管理者要具備良好的職業(yè)操守，認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度； 第二，檔案管理的系統(tǒng)化實施要求管理人員即使不是信息化專家，也應(yīng)該是全面型人才； 第三，經(jīng)驗來自于工作中的點滴收集和積累，管理者應(yīng)不斷修訂檔案管理的制度，更新、完善流程； 第四，管理者應(yīng)勇于創(chuàng)新和實踐，在創(chuàng)新過程中顯著提升技術(shù)水平和溝通應(yīng)變能力。 體制與機(jī)制 首先，要使檔案管理被所有員工和領(lǐng)導(dǎo)重視起來，其中核心管理層的倡導(dǎo)最為關(guān)鍵； 其次，要在績效考核、薪酬調(diào)整、職務(wù)晉升等多方面建立與培訓(xùn)檔案間的關(guān)聯(lián)，發(fā)揮培訓(xùn)檔案輸出的激勵作用； 第三，要配合出臺關(guān)于培訓(xùn)講師聘任、考核。

5.簡述檔案業(yè)務(wù)工作的“六個環(huán)節(jié)”

簡述檔案業(yè)務(wù)工作的“六個環(huán)節(jié)” 檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。

這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式 ，給專職檔案人員提出了更高的要求。

為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。

一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項重要保障。 當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為 重要的戰(zhàn)略資源。

檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。 我公司是首家在香港上市的國內(nèi)咨詢公司，從默默無聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問特色的企業(yè)文化、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。

為了使公司向國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，成為一項緊迫的任務(wù)。

它將為公司各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險，提高公司的市場競爭力、推動公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。 二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。

目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。

如何把學(xué)習(xí)到的知識應(yīng)用到實際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點。

首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識，針對公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是，業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。

二是，在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。

有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。

上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開發(fā)的檔案資源。 再比如，我公司上市過程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營管理活動檔案的要單獨整理；建立并完備科研、聲像載體、實物、設(shè)備、外事、會議及公關(guān)活動檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。

只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價值所在。

三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實體分部門保管利用是賽迪顧問檔案管理工作的發(fā)展方向 檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問公司具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。

我公司的產(chǎn)品。

6.如何做好社會組織登記檔案的整理與管理

應(yīng)從以下幾個方面抓起： 一、增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視 一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。

因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。

要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點： 1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

2、積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。

檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。 二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理 隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。

管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。 1、增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識。

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。

而電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。

所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。 3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。

而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。

因此，要發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。 三、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì) 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。

由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

1、提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。

要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認(rèn)識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機(jī)遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運行機(jī)制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。

首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機(jī)制。

約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工。

7.整理檔案、平時整理資料、打印表格、文件之類的工作

行政助理工作總結(jié) （范文） 經(jīng)過這X多月來的不斷學(xué)習(xí)，以及同事、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和幫助，我已完全融入到了公司這個大家庭中，個人的工作技能和工作水平有了顯著的提高。

現(xiàn)將我一年來的工作情況簡要總結(jié)如下： 一、以踏實的工作態(tài)度，適應(yīng)辦公室工作特點 辦公室作為企事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的一個重要樞紐部門，是單位內(nèi)外工作溝通、協(xié)調(diào)、處理的綜合部門，這就決定了辦公室工作繁雜性。由于我們辦公室人手少，工作量大，我和三位同事共同協(xié)作、共同努力，在遇到不懂得地方及時向她們請教學(xué)習(xí)，并優(yōu)質(zhì)高效的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項任務(wù)。

在這半月里，遇到各類活動和接待都不是很多，但我都能夠積極配合做好后勤保障工作，與同事心往一處想，勁往一處使，不計較干多干少，只希望把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情辦妥、辦好。 二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重自身素質(zhì)修養(yǎng)和提高 領(lǐng)導(dǎo)要求我們必須具有先進(jìn)的觀念，要用科學(xué)發(fā)展的眼光看待一切，才能適應(yīng)公司未來的發(fā)展。

因此，我通過網(wǎng)絡(luò)、書籍及各類文件資料的學(xué)習(xí)，不斷提高了自己的業(yè)務(wù)水平。工作中，能從單位大局出發(fā)，從單位整體利益出發(fā)，凡事都為單位著想，同事之間互幫互助，并保持融洽的工作氣氛，形成了和諧、默契的工作氛圍。

另外，我還注重從工作及現(xiàn)實生活中汲取營養(yǎng)，認(rèn)真學(xué)習(xí)文秘寫作、景區(qū)建設(shè)與發(fā)展、宣傳推介、檔案管理等相關(guān)業(yè)務(wù)知識。同時，虛心向領(lǐng)導(dǎo)、同事請教學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，來增強(qiáng)服務(wù)意識和大局意識。

對辦公室工作，能夠提前思考，對任何工作都能做到計劃性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)、落實快捷等。 三、堅持做事先做人，努力做好日常工作 我做了下面的努力： 1、出勤方面，每天都能提前十到二十分鐘到達(dá)辦公室，做好上班前的相關(guān)工作準(zhǔn)備，并能及時打掃兩位領(lǐng)導(dǎo)的辦公室等。

2、公文處理過程方面，嚴(yán)格按照國家事業(yè)單位公文處理辦法中所規(guī)定的程序辦事。發(fā)文時，能嚴(yán)格按照擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、印制、蓋章、登記、發(fā)文等程序辦理；收文時，按照收文登記、擬辦、批辦、分送、催辦、立卷、歸檔等程序辦理，沒有出現(xiàn)錯誤的公文處理事情。

3、紙張文檔、電子文檔的歸檔整理方面。在工作中，我特別注意對紙張資料的整理和保存，將有用的及時保存、歸檔，對于沒用的及時銷毀。

因為很多文字性工作都是電腦作業(yè)，所以我在電腦中建立了個人工作資料檔案庫。并于每周星期五把工作過的資料集中整理，分類保存，以便今后查找。

4、關(guān)系處理方面，在工作上能做到主動補(bǔ)位。并能與其他各科室人員加強(qiáng)溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現(xiàn)紕漏。

在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質(zhì)保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時完成，做到了主動幫忙、熱情服務(wù)。 四、嚴(yán)格要求自己，時刻警醒 在工作中，我努力從每一件事情上進(jìn)行總結(jié)，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質(zhì)量，因為自己還是新同志，在為人處事、工作經(jīng)驗等方面經(jīng)驗還不足，在平時工作和生活中，我都能夠做到虛心向老同志學(xué)習(xí)、請教，學(xué)習(xí)他們的長處，反思自己不足，不斷提高政治業(yè)務(wù)素質(zhì)。

我時刻提醒自己，要誠懇待人，態(tài)度端正，積極想辦法，無論大事小事，我都要盡最大能力去做。在平時時刻要求自己，必須遵守勞動紀(jì)律、團(tuán)結(jié)同志、從打掃衛(wèi)生等小事做起，嚴(yán)格要求自己。

以不求有功、但求無過信念，來對待所有事情。 五、存在的不足 1、在本職工作中還不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，崗位意識還有待進(jìn)一步提高。

不能嚴(yán)格要求自己，工作上存在自我放松的情況。由于辦公室的工作繁雜，處理事情必須快、精、準(zhǔn)。

在這方面，我還有很多不足，比如在作會議記錄時，沒有抓住重點，記錄不全，導(dǎo)致遺漏一些重要內(nèi)容。 2、對工作程序掌握不充分，對自身業(yè)務(wù)熟悉不全面，對工作缺少前瞻性和責(zé)任心，致使自己在工作中偶爾會遇到手忙腳亂的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)一些不該出現(xiàn)的錯誤。

3、缺少細(xì)心，辦事不夠謹(jǐn)慎。文秘工作是相對簡單但又繁多的工作，這就要求我必須細(xì)心有良好的專業(yè)素質(zhì)，思路縝密。

在這方面，我還不夠細(xì)心，時有粗心大意、做事草率的情況。 六、今后努力的方向 1、今后在工作中還需多向領(lǐng)導(dǎo)、同事虛心請教學(xué)習(xí)，要多與大家進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通，從大趨勢、大格局中去思考、去謀劃、取長補(bǔ)短，提高自身的工作水平。

2、必須提高工作質(zhì)量，要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感。在每一件事情做完以后，要進(jìn)行思考、總結(jié)，真正使本職工作有計劃、有落實。

尤其是要找出工作中的不足，善于自我反省。 3、愛崗敬業(yè)，勤勞奉獻(xiàn)，不能為工作而工作，在日常工作中要主動出擊而不是被動應(yīng)付，要積極主動開展工作，擯棄浮躁等待的心態(tài)，善謀實干，肯干事，敢干事，能干事，會干事。

4、平時需多注意鍛煉自己的聽知能力。在日常工作、會議、領(lǐng)導(dǎo)講話等場合，做到有集中的注意力、靈敏的反應(yīng)力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機(jī)智的綜合力和精湛的品評力；在辦事過程中，做到?jīng)]有根據(jù)的話不說，沒有把握的事不做，不輕易許愿，言必行，行必果。

5、要注意培養(yǎng)自己的綜合素質(zhì)，把政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提高自身的。

8.公司的檔案管理制度如何開展學(xué)習(xí),考試,執(zhí)行

檔案管理制度為貫徹實施《中華人民共和國檔案法》，確保墾區(qū)社會保險系統(tǒng)檔案資料的完整，提高檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。

一、總局、分局社保局辦公室為兩級機(jī)構(gòu)的檔案管理部門，農(nóng)牧場社保局應(yīng)指定專人管理文書檔案、會計檔案和業(yè)務(wù)檔案。二、三級社保機(jī)構(gòu)在黨務(wù)、行政、業(yè)務(wù)以及財務(wù)、人事等工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應(yīng)立卷和歸檔。

業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件立卷和定期向辦公室歸檔；財務(wù)科負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的立卷和定期向辦公室歸檔；其余所需立卷和歸檔的文件材料均由辦公室直接處理，辦公室主任和專職文書、檔案員應(yīng)對本單位業(yè)務(wù)部門和下屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求：（一）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；（二）文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；（三）歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

四、有關(guān)干部人事管理、工資、職稱、編制等方面的文件材料的立卷及工作人員的干部檔案和工人檔案，由政工科管理。五、有立卷和歸檔職能的科室（辦）應(yīng)在第二年上半年向辦公室移交檔案，辦公室檔案員和科室（辦）移交人根據(jù)移交目錄，清點核對，并履行簽字手續(xù)。

財務(wù)檔案從立卷之起可以在財務(wù)部門保管一年，但應(yīng)指定由專人保管，超過一年必須按時移交。六、辦公室負(fù)責(zé)檔案管理的專兼職人員，應(yīng)會同業(yè)務(wù)科室，根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本單位各項工作服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。

七、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀（一）歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本單位黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動，具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、上級機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的文件材料：（1）上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；（2）上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；（3）上級領(lǐng)導(dǎo)等視察、檢查墾區(qū)社保工作時的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價值的錄音，錄像等材料；（4）代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；（5）代上級轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。

2、本單位的文件材料：（1）本單位組織召開的社保系統(tǒng)工作會議，社保系統(tǒng)專業(yè)會議的全套文件材料以及各種聲像材料；（2）本單位黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會議（局務(wù)會議）材料；（3）本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；（4）本單位的請示與上級機(jī)關(guān)或主管部門的批復(fù)文件，下級機(jī)構(gòu)的請示與本單位的批復(fù)文件；（5）本單位及其內(nèi)部職能部門業(yè)務(wù)運行活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告、年度目標(biāo)管理考核實施方案和考核評比結(jié)果等；（6）反映業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的文件材料；（7）反映業(yè)務(wù)活動原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料（重要基數(shù)）、信息化處理（上傳和下載）和信息系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)資料（包括備份的計算機(jī)盤、片）、工作記錄等；（8）需建立和反映的各業(yè)務(wù)險種的個人帳戶資料；（9）對下級檢查、調(diào)查研究形成的重要文件材料；（10）統(tǒng)計原始臺帳、統(tǒng)計報表、匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（備份的計算機(jī)盤片等）；（11）本單位形成的憑證、帳薄、財務(wù)報表、其他財務(wù)資料和匯總的財務(wù)報表（備份的計算機(jī)盤片等）；（12）審計工作中形成的審計通知書、審計調(diào)查通知書、審計工作底稿、審計報告、審計意見書和審計決定等；（13）本單位購建辦公樓、重大修繕項目、征用土地以及基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料、信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)等文件材料等；（14）本單位制定的條例、準(zhǔn)則、章程和各項管理制度等文件材料；（15）本單位成立、合并、撤銷、更名、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料；（16）本單位、本系統(tǒng)的歷史沿革、大事記，反映重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書等文件材料；（17）本單位（包括上報、下批）干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)申報、考試和評定、考核聘任，黨員、團(tuán)員、干部工勤人員名冊、報表，以及工作人員的考試、考核、考勤、評聘、錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡等工作及干部評優(yōu)獎懲等文件材料；（18）本單位和按干部管理權(quán)限規(guī)定的為下級單位辦理的干部、工人的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)、工會組織介紹信及存根；（19）財產(chǎn)物資、檔案等的交接憑證、清冊。（20）本單位的業(yè)務(wù)宣傳、“CI”策劃的定稿和印本，編印的情況反映、簡報、宣傳冊等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿，樣本；（21）本單位與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議等文件材料；（2敞涪搬皇植郝邦酮鮑捆2）其他按有關(guān)規(guī)定應(yīng)予歸檔的文件材料。

3、同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。（1）同級行政部門或業(yè)務(wù)主管部門和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行。