文件紙檔管理(電腦文檔管理和紙質(zhì)版文檔管理需要注意些什么?)
1.電腦文檔管理和紙質(zhì)版文檔管理需要注意些什么?
相比于電腦文檔管理，紙質(zhì)版文檔管理需要注意的問題比較多。因?yàn)榧堎|(zhì)文件在管理的時候容易破損，查找時需要根據(jù)文件名、文件類型、歸檔時間等信息在文件柜中一份分地查閱，而且紙質(zhì)資料在查詢時步驟繁多，費(fèi)時費(fèi)力，大大降低了工作效率。
所以比較推薦電腦文檔管理，可以借助云脈紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)，不僅可自動快速實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔電子化，而且在應(yīng)對大量文檔時，獨(dú)有的文件夾列表還可以對文檔進(jìn)行分門別類的有序管理，獨(dú)有的排序模式，可按照個人習(xí)慣進(jìn)行排序，隨心所欲全面掌控文件資源。
2.檔案管理的注意事項(xiàng)包括那些?
檔案管理應(yīng)注意這幾方面：文件分類、文件整理、標(biāo)簽標(biāo)明、特殊文件、鑰匙的保管。
1、文件分類 公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放，第一件事就是進(jìn)行文件分類。
2、文件整理 分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進(jìn)行逐一裝盒收納。
3、標(biāo)簽標(biāo)明 把文件逐一裝好之后， 記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標(biāo)明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。 4、特殊文件 每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨(dú)保管，并做好單獨(dú)的標(biāo)記，用于提醒自己，或者提醒他人。
需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。 5、鑰匙的保管 一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進(jìn)行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責(zé)任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔(dān)著責(zé)任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹(jǐn)慎， 不要隨意交給他人。
3.檔案管理（電子文檔及書籍檔案、文件檔案）的意義及注意事項(xiàng)
用檔案管理軟件唄，現(xiàn)在都無紙化辦公，一體化了
1、檔案信息數(shù)字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。
數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。
2、檔案信息數(shù)字化是對紙制檔案原件實(shí)行有效保護(hù)方式。
檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。
3、檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。
根據(jù)檔案載體形式的不同，我們將錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，也同樣再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便利用。
4、檔案信息數(shù)字化為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。
在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，我們現(xiàn)在所做的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作除強(qiáng)化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環(huán)境下作為科學(xué)技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫并入國家數(shù)字檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。
5、檔案信息數(shù)字化為電子政務(wù)和無紙辦公的信息接軌創(chuàng)造條件。
隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展和技術(shù)成熟，無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，這是現(xiàn)代辦公和國際管理發(fā)展的必然趨勢，根據(jù)國家對電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和進(jìn)一步規(guī)范，在法律規(guī)定允許范圍內(nèi)，電子文檔可直接采用數(shù)字方式存檔，與早期紙制檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化信息共同組成數(shù)字檔案信息庫，便于資源共享。
4.企業(yè)文件檔案如何管理
企業(yè)文件檔案如何管理：首先檔案歸類，定期檔案清理。
借鑒互聯(lián)網(wǎng)上的檔案歸類交流一下。第一條 管理部門?1.文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。
如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。
第二條 文件點(diǎn)收?文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點(diǎn)收：?1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。
3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
5.有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后 ，文件送歸檔。 第三條 文件整理?點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：?1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類?1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。
2.檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后 另增第四級“細(xì)類”。
如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。
4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。
D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號?1.檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
第六條 檔號編定?1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。
3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。
第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
?第八條 保存期限?文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：?1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會及 股東會紀(jì) 錄；（5）財(cái)務(wù)報表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè) 計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核 定須保存10年的文書。
3.5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理?1.管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。
每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“ 收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
第十條 調(diào)卷程序?1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主 管（科長以上）核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。
“。
5.企業(yè)文檔管理需要注意一些什么問題
1，文檔的分類要清晰。將不同的文檔分成不同的類別，放在不同的文件夾之內(nèi)。便于查找。
2，清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的內(nèi)容，便于查詢。
3，文件版本記錄要清楚。不同時間、不同時期的不同版本，要分清。
4，文檔流通記錄要記錄。
5，文檔電子備份。為安全起見，對文檔要進(jìn)行安全掃描備份，防止文件丟失等意外情況。
6，文件管理者的流動管理。管理者流動，會造成文件管理的混亂，所以在交接時一定要交接好。
6.檔案管理員在工作中需注意哪些事項(xiàng)
檔案管理具體的內(nèi)容要看你所從事的工作是什么性質(zhì)的，每個單位對于檔案管理員都會有不同的內(nèi)容要求.摘了兩篇如下：
A.學(xué)校檔案管理員職責(zé)：
1、政策執(zhí)行；
貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作方針、政策、指示和規(guī)定。
2、檔案保管
負(fù)責(zé)接收本單位檔案材料歸檔工作，并進(jìn)行分類、編目和加工整理。
3、業(yè)務(wù)指導(dǎo)
負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)各職能部門立卷、歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
4、驗(yàn)收保管
負(fù)責(zé)各類檔案材料的驗(yàn)收、保管工作。
5、臺帳資料
負(fù)責(zé)學(xué)校創(chuàng)優(yōu)創(chuàng)先的各類評比活動的檔案資料提供6、服務(wù)意識
編制檢索工具和參考資料，積極開展檔案利用工作，主動為全校各項(xiàng)工作服務(wù)
7、業(yè)務(wù)水平
積極參加上級檔案機(jī)關(guān)組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平
8、安全確保
遵守保密制度，搞好"八防"，確保檔案安全
9、工作安排
及時刊出一周的工作和活動安排，做好校長室的臨時通知
10、臨時工作
完成學(xué)校安排的臨時性工作。
B.負(fù)責(zé)采購信息統(tǒng)計(jì)、合同檔案的管理工作。
(1)負(fù)責(zé)按月、季、年上報采購信息資料。
(2)負(fù)責(zé)采購信息的采集
(3)負(fù)責(zé)對公開招標(biāo)信息、中標(biāo)信息、違規(guī)通報、投訴處理信息及按規(guī)定應(yīng)公告的其他信息的公布。
(4)負(fù)責(zé)中心檔案資料的收集、整理、分類、。檔案管理具體的內(nèi)容要看你所從事的工作是什么性質(zhì)的，每個單位對于檔案管理員都會有不同的內(nèi)容要求.摘了兩篇如下：
A.學(xué)校檔案管理員職責(zé)：
1、政策執(zhí)行；
貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作方針、政策、指示和規(guī)定。
2、檔案保管
負(fù)責(zé)接收本單位檔案材料歸檔工作，并進(jìn)行分類、編目和加工整理。
3、業(yè)務(wù)指導(dǎo)
負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)各職能部門立卷、歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。
4、驗(yàn)收保管
負(fù)責(zé)各類檔案材料的驗(yàn)收、保管工作。
5、臺帳資料
負(fù)責(zé)學(xué)校創(chuàng)優(yōu)創(chuàng)先的各類評比活動的檔案資料提供6、服務(wù)意識
編制檢索工具和參考資料，積極開展檔案利用工作，主動為全校各項(xiàng)工作服務(wù)
7、業(yè)務(wù)水平
積極參加上級檔案機(jī)關(guān)組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平
8、安全確保
遵守保密制度，搞好"八防"，確保檔案安全
9、工作安排
及時刊出一周的工作和活動安排，做好校長室的臨時通知
10、臨時工作
完成學(xué)校安排的臨時性工作。
B.負(fù)責(zé)采購信息統(tǒng)計(jì)、合同檔案的管理工作。
(1)負(fù)責(zé)按月、季、年上報采購信息資料。
(2)負(fù)責(zé)采購信息的采集
(3)負(fù)責(zé)對公開招標(biāo)信息、中標(biāo)信息、違規(guī)通報、投訴處理信息及按規(guī)定應(yīng)公告的其他信息的公布。
(4)負(fù)責(zé)中心檔案資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔工作。
(5)對采購檔案做到妥善保管、存放有序、方便查閱，防止毀損、散失和泄密等。
(6)負(fù)責(zé)保管計(jì)算機(jī)的磁帶、磁盤等磁性介質(zhì)檔案和光盤，并按規(guī)定負(fù)責(zé)查詢、存放、復(fù)制等。
(7)對批準(zhǔn)查閱采購檔案的人員要及時進(jìn)行登記。
(8)負(fù)責(zé)對中心各部室的檔案工作進(jìn)行審核。
(9)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
檔案要分類存放，如：屬采購的，人事檔案的，建設(shè)合同等要?dú)w類存放還要按時間順序，內(nèi)容保密程度，標(biāo)的的大小等要求存放.存放的時候除了裝袋外還要在袋上簡明扼要的說明袋內(nèi)的內(nèi)容.并做好檔案的存放登記，以及調(diào)閱，移交登記.
